Ben jij een echte spin in het web en vind je het leuk om projectleiders te ondersteunen en uit te dagen? Heb je een scherpe blik op processen, houd je van structuur en werk je graag samen aan verbetering en innovatie? Dan zijn wij op zoek naar jou!
De Immigratie- en Naturalisatiedienst heeft bij de directie Informatie Voorziening (IV) een vacature voor Projectmanagementondersteuner (FGR: Adviseur Bedrijfsvoering S10). Het betreft hier een arbeidsovereenkomst voor 12 maanden met uitzicht op vast.
In deze functie behoort hybride werken tot de mogelijkheden. Daarbij wordt verwacht dat je op locatie in Den Haag aanwezig bent op momenten dat het voor de uitvoering van je functie of om organisatorische redenen gewenst is. Afstemming hierover gaat in overleg met je leidinggevende.
Migratie gaat om mensen. Mensen vragen asiel, willen hier studeren, bieden hier hun kennis aan, willen hier werken, of willen gewoon Nederlander worden. Een belangrijke uitdaging voor de IND is het kunnen omgaan met de continu veranderende migratiestromen en de gevolgen die dit met zich meebrengt voor Nederland. De IND heeft de ambitie om binnen vijf jaar een moderne dienstverlener te zijn die informatie- en datagestuurd werkt voor het gehele proces van dienstverlenen, van aanvragen, naar beslissen en handhaven, inclusief procesvertegenwoordiging, waarbij de klant op ieder moment over de juiste verblijfstitel beschikt.
Wat ga je doen?
Als Projectmanagementondersteuner ben je onmisbaar voor de projectleider en het team. Je bent de rechterhand van de projectleider. In jouw veelzijdige rol ondersteun je de projectleider bij alles wat nodig is om projecten soepel te laten verlopen. Van het opzetten en beheren van projectstructuren en documentatie tot het faciliteren van brainstorms en workshops – geen dag is hetzelfde. Je bent niet alleen een cruciale schakel in het structureren en stroomlijnen van projecten, maar ook een belangrijke kracht binnen de vakgroep van 15 projectmanagementondersteuners. Samen met je collega’s draag je bij aan de professionalisering en standaardisering van het werk. Binnen de vakgroep werk je met elkaar samen en deel je jouw kennis over de lopende projecten. Daarnaast wisselen jullie ideeën en best practices uit, streven naar continue verbetering en staan open voor creatieve, out-of-the-box oplossingen. Als projectmanagementondersteuner van de vakgroep ben je een verbinder, gericht op het helpen en leren van elkaar.
Voorbeelden van projecten zijn:
- Programma vernieuwing IV-landschap: met dit programma ontwikkelen we een nieuw informatiesysteem voor de medewerker die de asiel- en verblijfsaanvragen behandelt;
- Programma nareis: met dit programma herontwerpen we het nareisproces.
De voornaamste werkzaamheden in jouw rol zijn:
- Meehelpen bij een goede inrichting van projectstructuren. Bijvoorbeeld structurele overleggen opzetten en afspraken over hoe we samenwerken (werkprocessen beschrijven);
- Proactief, inhoudelijk, procesmatig en procedureel adviseren, meedenken, ondersteunen en ontzorgen van de projectleider;
- Organiseren, voorbereiden en professioneel vastleggen van diverse overleggen (o.a. besluiten in Digijust). Acties en besluiten notuleren, najagen en opvolgen;
- Inrichten en beheren van het projectarchief en SharePoint (notulen, acties en besluiten), inclusief procesafspraken over documentatie;
- Vaststellen en beheren van afhankelijkheden, stakeholders, risico’s en maatregelen;
- Signaleren van de impact van wijzigingen op de business case en het programmaplan, inclusief bewaken van versiebeheer;
- Vervangen van de projectleider bij diens afwezigheid of vakantie voor een korte periode (dit betreft geen vervanging als volwaardig projectleider);
- Faciliteren van sessies op proces en werkvorm (denk aan brainstorms, workshops, hackathons etc.);
- Bewaken van en najagen op de voortgang op producten, deadlines, gemaakte afspraken en genomen besluiten; waar nodig knelpunten signaleren en escaleren;
- Bijdragen aan het opstellen van diverse (Prince2) projectdocumenten, waaronder het projectvoorstel, PID, risico-/kwaliteitslog, planning, dashboard, budget- en uitputtingsrapportage, decharge-rapport etc.;
- Bewaken van de financiële verslaglegging;
- Fungeren als eerste aanspreek- en informatiepunt binnen het project en onderhouden van contacten met relevante partijen (binnen en buiten het project).